Table Of Contents
PREFACE
CHAPTER 1Â Â Â Â Â Â Â Â Â INTRODUCTION
1.1 Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â GENERAL SCOPE
1.2 Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â ADVANTAGES AND DISADVANTAGES OF HANDBOOKS
1.3Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â FORMAT AND STYLE OF HANDBOOKS
1.4Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â ESSENTIAL PERSONNEL POLICIES
1.5Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â USE OF DISCLAIMERS
1.6Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â REVIEW BY LEGAL COUNSEL
1.7Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â ABBREVIATIONS AND LEGAL CITATIONS
CHAPTER 2Â Â Â Â Â Â Â Â Â STATE AND FEDERAL REQUIREMENTS
2.1 Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â OVERVIEW
2.2 Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â APPLICABLE LABOR RELATIONS LAWS
2.3Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â RELATIONSHIP OF OTHER LAWS
CHAPTER 3Â Â Â Â Â Â Â Â Â HANDBOOK AND POLICIES CHECKLISTS
3.1 Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â SCOPE OF CHAPTER
3.2 Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â SUBJECT CHECKLIST
3.3Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â LEGAL CHECKLIST
3.4Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â CHECKLIST ON FORMAT AND STYLE
CHAPTER 4Â Â Â Â Â Â EMPLOYEE CLASSIFICATIONS
4.1 Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â GENERALLY
4.2 Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â COMMON CLASSIFICATIONS
4.3Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â ADDITIONAL CLASSIFICATIONS
4.4Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â PROBATIONARY AND INTRODUCTORY EMPLOYEES
4.5Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â PERMANENT EMPLOYEES
4.6Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â REGULAR EMPLOYEES
4.7Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â FULL-TIME EMPLOYEES
4.8Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â PART-TIME EMPLOYEES
4.9Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â TEMPORARY EMPLOYEES
4.10Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â PER-DIEM (“NON-BENEFIT”) EMPLOYEES
4.11Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â SEASONAL EMPLOYEES
4.12Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â ON-CALL (“STANDBY”) EMPLOYEES
4.13Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â EXEMPT AND NONEXEMPT EMPLOYEES
4.14Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â ANNIVERSARY DATES
4.15Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â BENEFIT CONSIDERATIONS
CHAPTER 5Â Â Â Â Â Â Â Â Â COMPENSATION AND PAYROLL PRACTICES
5.1 Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â GENERALLY
5.2 Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â EXEMPT AND NONEXEMPT CLASSIFICATIONS
5.3Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â OVERTIME POLICIES
5.4Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â TIMEKEEPING PRACTICES
5.5Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â OFFICE AND WORK SCHEDULES
5.6Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â MEAL AND REST PERIODS
5.7Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â ATTENDANCE AT LECTURES, MEETINGS, AND TRAINING PROGRAMS
5.8Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â REPORTING-TIME PAY (SHOW-UP PAY)
5.9Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â MEAL, LODGING, AND TIP CREDITS
5.10Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â UNIFORMS, TOOLS, EQUIPMENT, AND EXPENSES
5.11Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â COMPENSATORY TIME OFF PRACTICES
5.12Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â SHIFT AND WEEKEND DIFFERENTIALS
5.13Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â EMPLOYEES PAID COMMISSIONS
5.14Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â PIECEWORKERS
5.15Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â WAGE AND SALARY REVIEWS
5.16Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â PAYROLL DEDUCTIONS
5.17Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â ADVANCES
5.18Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â DEPOSITS
5.19Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â GRATUITIES
5.20Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â WAGE GARNISHMENTS
5.21Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â PAYROLL PERIODS
5.22Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â PAYDAYS
5.23Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â SALARY BASIS POLICY
5.24Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â SEVERANCE PAY AND PAY IN LIEU OF NOTICE
5.25Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â PAY SCALES AND EQUAL PAY POLICIES
CHAPTER 6Â Â Â Â Â Â Â Â Â EMPLOYEE BENEFITS
6.1 Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â INTRODUCTION
6.2 Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â ERISA AND OTHER BENEFIT LAWS
6.3Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â DRAFTING CONSIDERATIONS
6.4Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â SPECIFIC TYPES OF DISCRETIONARY BENEFITS
6.5Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â LEGISLATED BENEFITS
6.6Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â COBRA – HEALTH INSURANCE CONTINUATION RULES
CHAPTER 7Â Â Â Â Â Â Â Â Â LEAVES OF ABSENCE
7.1 Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â INTRODUCTION
7.2 Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â PERSONAL LEAVES OF ABSENCE
7.3 Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â MEDICAL LEAVES OF ABSENCE
7.4 Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â NON-MEDICAL LEAVE AND TIME OFF PROTECTIONS
7.5 Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â FAMILY AND MEDICAL LEAVES
7.6 Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â CALIFORNIA’S PAID FAMILY LEAVE LAW
7.7 Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â ALCOHOL AND DRUG REHABILITATION LEAVES
7.8 Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â SPOUSAL MILITARY LEAVES
7.9 Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â ADDITIONAL LEAVES OF ABSENCE CONSIDERATIONS
CHAPTER 8Â Â Â Â Â Â Â Â Â PERFORMANCE, DISCIPLINE, AND GRIEVANCES
8.1 Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â GENERALLY
8.2 Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â STANDARDS OF PERFORMANCE AND CONDUCT
8.3Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â SAMPLES OF COMPANY RULES
8.4Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â PROGRESSIVE DISCIPLINE
8.5Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â DOCUMENTATION OF DISCIPLINARY ACTION
8.6Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â PERFORMANCE EVALUATION SYSTEMS
8.7Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â SECOND-TIER REVIEWS
8.8Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â GRIEVANCE AND OTHER DISPUTE RESOLUTION PROCEDURES
8.9Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â EXIT INTERVIEWS
8.10Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â INSPECTION OF PERSONNEL FILES
8.11Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â JOB REFERENCES
8.12Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â NOTICE OF RESIGNATION POLICIES
CHAPTER 9Â Â Â Â Â Â Â Â Â LAYOFF AND STAFF REDUCTION POLICIES
9.1 Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â INTRODUCTION
9.2 Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â FORMAL VS. INFORMAL POLICIES
9.3Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â DEFINITION OF LAYOFF
9.4Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â CIRCUMSTANCES THAT GIVE RISE TO LAYOFFS
9.5Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â JOB PRESERVATION FACTORS
9.6Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â BENEFIT ISSUES
9.7Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â WORKER ADJUSTMENT AND RETRAINING NOTIFICATION ACT
9.8Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â ADDITIONAL CONSIDERATIONS
CHAPTER 10Â Â Â Â Â Â Â SAFETY, EFFICIENCY, AND SUBSTANCE ABUSE
10.1 Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â INTRODUCTION
10.2 Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â THE PROHIBITION OF SUBSTANCE ABUSE
10.3Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â DRUG-FREE WORKPLACE ACT OF 1988
10.4Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â DEFENSE CONTRACTORS
10.5Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â DEPARTMENT OF TRANSPORTATION REGULATIONS
10.6Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â OTHER FEDERAL REGULATIONS
10.7Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â CALIFORNIA DRUG-FREE WORKPLACE ACT OF 1990
10.8 Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â DRAFTING CONSIDERATIONS REGARDING DRUG AND ALCOHOL POLICIES
10.9Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â IMPLICATIONS OF DISABILITY DISCRIMINATION LAWS
10.10Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â SMOKING IN THE WORKPLACE
CHAPTER 11Â Â Â Â Â Â Â SAMPLE PERSONNEL POLICIES
11.1 Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â OVERVIEW
11.2 Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â INTRODUCTORY AND GENERAL INFORMATION POLICIES
11.3Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â EMPLOYEE ACKNOWLEDGEMENT FORMS
11.4Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â EMPLOYEE CLASSIFICATIONS
11.5Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â ORIENTATION, TRANSFER, AND PROMOTION POLICIES
11.6Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â PAYROLL, SCHEDULING, AND OVERTIME PRACTICES
11.7Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â BENEFITS
11.8Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â LEAVE OF ABSENCE POLICIES
11.9Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â PERFORMANCE, DISCIPLINE, AND GRIEVANCE POLICIES
11.10Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â LAYOFF POLICIES
11.11Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â Â SAFETY, HEALTH, AND SUBSTANCE ABUSE POLICIES
CASE TABLE
SUBJECT INDEX